Văn Hóa Doanh Nghiệp Là Gì?

Bạn hỏi: "Gần đây em thường nghe người ta nói nhiều về 'Văn hóa doanh nghiệp' nhưng không hiểu lắm vì không biết đó là thực chất hay chỉ là hình thức. Em cũng là một “Start up” đang đi lên, vậy em phải xây dựng văn hóa như thế nào (nếu nó thực sự quan trọng)?"

Tôi đoán người hỏi câu này cũng đã có tự tìm hiểu về Văn hóa doanh nghiệp, đã có ít nhiều thông tin nhưng chưa lấy làm thỏa mãn. Đúng vậy, Văn hóa doanh nghiệp rất quan trọng và để câu trả lời thật sự có ích thì bài này phải viết khá dài. Bạn nào quan tâm hãy đi lấy cốc nước rồi vừa uống vừa thong thả đọc. Tôi sẽ trình bày thành 4 phần như sau:

- Định nghĩa về Văn hóa / Văn hóa doanh nghiệp.

- Vai trò của văn hóa trong xã hội và doanh nghiệp.

- Phương cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

- Tỉnh thức rà soát, củng cố, tái tạo văn hóa cho phù hợp với sứ mệnh mới và tầm nhìn mới.

1. Định nghĩa về Văn hóa / Văn hóa doanh nghiệp 

Ta có thể tìm thấy rất nhiều định nghĩa về văn hóa. Với tư cách là người giới thiệu, tôi chọn vài định nghĩa khác nhau và giải thích. Mọi người dù ở trình độ nào cũng có thể tìm thấy một lối để đi vào.

Định nghĩa ngắn gọn nhưng khó hiểu nhất có lẽ là định nghĩa của E.Heriôt, ông nói: “Văn hóa là những gì còn lại khi tất cả những cái khác đã bị quên đi”. Ý câu này là văn hóa có liên hệ với lịch sử, văn hóa có tính thời gian, có chọn lọc, tích lũy và đào thải. Ví dụ: Trong những lần nói chuyện về một đề tài, tôi thường mặc áo sơ mi, quần tây, thắt cà vạt. Nhìn vào, người ta có thể nghĩ đó là văn hóa ăn mặc của người Việt Nam, nhưng thực tế thì khoảng 150 năm trước, người Việt Nam có cách ăn mặc khác: áo dài khăn đóng. Bây giờ những thứ ấy “đã bị quên đi”, còn quần tây - sơ mi - cà vạt là “những gì còn lại”. Định nghĩa ngắn gọn này không có tác dụng dẫn đến hành động. Ta cần xem thêm một định nghĩa khác.

Định nghĩa thứ hai tôi muốn mượn là định nghĩa của Edward Tylor: “Văn hoá là tổng thể phức hợp bao gồm kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, thói quen và bất kỳ năng lực hay hành vi nào khác mà mỗi một cá nhân với tư cách là thành viên của xã hội đạt được". Với định nghĩa này ta thấy dễ hiểu hơn và có thể thực hành được cụ thể hơn. Theo định nghĩa này thì văn hóa là những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra qua nhiều đời, tích lũy lại. Muốn xây dựng và bảo vệ văn hóa thì hãy sáng tạo trong các lĩnh vực kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, v.v… Ta đã hài lòng với định nghĩa này chưa? Chắc là chưa.

Định nghĩa thứ ba mà tôi muốn mượn dùng một cách chính thức là định nghĩa của UNESCO, tổ chức có đủ tư cách nhất để nói về văn hóa. Theo UNESCO, “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”. Tới đây là đã rõ. Toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần được cấu thành hệ thống các giá trị, truyền thống, lối sống… của một cộng đồng chính là văn hóa.

Nếu biết rằng “Doanh nghiệp là một xã hội thu nhỏ” thì ta có thể dựa vào khung định nghĩa của UNESCO để định nghĩa Văn hóa doanh nghiệp: “Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích của mình”. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải bám vào định nghĩa này.

Tương tự, mỗi bộ phận trong tổ chức cũng là “một xã hội thu nhỏ”, ta có thêm định nghĩa văn hóa bộ phận: “Văn hóa bộ phận là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Mỗi bộ phận phải có cách thức làm việc phù hợp với văn hóa của công ty. Nghĩa là biết tôn trọng các giá trị cốt lõi, các quy định, cách ứng xử, truyền thống công ty thông qua những hoạt động của bộ phận mình trong mỗi công việc hàng ngày”.

Biết được định nghĩa là bước đầu tiên, ta còn phải hiểu rõ phần thứ hai – vai trò của VHDN đối với tổ chức để có thêm động lực trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. 

2. Vai trò của văn hóa trong xã hội và doanh nghiệp 

Có một câu nói lưu hành từ lâu trên mạng mà tôi không rõ xuất xứ: “Người ta có thể bắt đầu bằng tay không về vốn chứ không thể bắt đầu bằng tay không về văn hóa”. 

Phương Tây có câu hỏi này: “Can a society exist without culture?” (Có thể tồn tại một xã hội không có văn hóa không?” và sau rất nhiều lý giải, câu trả lời là: “Without the aspect of culture, there would be no society” (Thiếu phương diện văn hóa thì không thể có một xã hội). Khi không có văn hóa, con người chỉ là một quần thể động vật. Xã hội loài người khác với động vật ở chỗ các mối liên kết đặc biệt hơn, mỗi cá nhân không thể sống mà thiếu các mối quan hệ, và chất kết dính cho các mối quan hệ đó chính là văn hóa của con người.

Trong doanh nghiệp, văn hóa có vai trò lớn trong việc:

    - Thúc đẩy doanh nghiệp đi lên;

    - Duy trì sự phồn vinh của doanh nghiệp;

    - Tăng sự gắn kết giữa các thành viên.

Giống như con đường cao tốc bằng phẳng có thể giúp cho các loại xe chạy với tốc độ trên 100 km/h, văn hóa doanh nghiệp nếu được xây dựng tốt sẽ giúp cho nhân viên kết nối với nhau và kết nối với Công ty mạnh mẽ hơn. Văn hóa giúp họ tìm thấy niềm vui khi vào văn phòng làm việc, tìm thấy ý nghĩa của đời sống trong mỗi ngày trôi qua. Văn hóa giúp nhân viên hạnh phúc khi giúp Công ty hoàn thành sứ mệnh. 

Một cách tổng quát, ta có thể nhận ra Công ty nào đang có Văn hóa mạnh hay văn hóa yếu bằng cách nhìn vào các biểu hiện trong nội bộ của họ.

- Công ty với nền văn hóa mạnh sẽ có độ gắn kết và thống nhất cao. Mọi người làm việc vì họ tin rằng những việc họ đang làm là đúng, là mang lại lợi ích cho xã hội.

- Ngược lại, văn hóa yếu biểu hiện qua những dấu hiệu tiêu cực, quan liêu, không quan tâm tới nhu cầu của nhau, không hợp tác tốt giữa các bộ phận và cuối cùng là doanh nghiệp suy yếu.

Văn hóa có vai trò lớn đến nỗi Peter Drucker, người được xem là Guru trong lĩnh vực quản trị hiện đại, đã nói: “Culture eats strategy for breakfast” (Văn hóa quan trọng hơn hẳn chiến lược). Chiến lược chỉ giúp ta đạt chỉ tiêu của một năm nào đó, nhưng văn hóa là thứ thiết lập cơ sở cho những thành công tiếp theo, lớn và lâu dài.

3. Phương cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Ta cần suy nghĩ câu hỏi này trước: Khi nào thì nên bắt tay vào xây dựng văn hóa?

Trong những năm mới thành lập, văn hóa Công ty chính là văn hóa cá nhân của người sáng lập truyền vào. Mỗi ngày, những hành vi, lời nói, cách làm việc, các nguyên tắc thưởng phạt, những giá trị nào được đề cao,… nói chung chính cách sống của người chủ sẽ chuyển tải tinh thần văn hóa ban đầu. Nhưng khi công ty phát triển lên thành quy mô lớn, số nhân viên tăng lên, thêm chi nhánh hay văn phòng ở nhiều nơi, đủ xa để cho người chủ không thể với tay tới như trước nữa thì bắt buộc phải xây dựng văn hóa một cách bài bản và có chủ đích đàng hoàng. Không làm sớm thì sau này sẽ phải trả giá dưới nhiều hình thức, ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của Công ty.

Xây dựng văn hóa, ta cần tuân thủ 3 nguyên tắc dưới đây:

- Nguyên tắc từ trên xuống: Cấp cao nhất phải là người cam kết mạnh mẽ nhất và cũng là người quyết định mọi khía cạnh, từ việc chọn các giá trị cốt lõi đến việc thay đổi các quy trình.

- Nguyên tắc từ trong ra: Người của doanh nghiệp phải đóng vai trò chính trong việc xây dựng Sổ tay văn hóa, tổ chức các hoạt động, tích hợp giá trị cốt lõi vào các quy trình.

- Nguyên tắc dùng tư vấn bên ngoài: Phải có tư vấn, nhưng họ chỉ đóng vai trò thứ yếu. Tư vấn bên ngoài đưa ra phương pháp, công cụ để giúp doanh nghiệp khảo sát hiện trạng văn hóa nền tảng và bản sắc, giúp rà soát các phần cốt lõi, các quy trình, các hoạt động của doanh nghiệp với góc nhìn chuyên môn về văn hóa rồi phối hợp với nhau.

Các bước thực hiện không nhất thiết phải giống nhau ở tất cả các công ty, tuy nhiên cũng có vài nguyên tắc chung như dưới đây, tôi lấy ý theo hai tác giả rất nổi tiếng là Julie Heifetz và Richard Hagberg.

• Bắt đầu với những thứ trong tầm nhìn

- Bước 1: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp trong tương lai. 

- Bước 2: Xác định giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công. 

- Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới. 

• Tiếp tục bằng việc đánh giá văn hóa hiện tại

- Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hoá nào cần thay đổi. 

- Bước 5:  Thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có và những giá trị mong muốn. 

• Thực thi với sự cam kết cao từ trên xuống dưới

- Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa. 

- Bước 7: Soạn thảo kế hoạch hành động theo thời gian cụ thể.

- Bước 8: Truyền đạt cho nhân viên về nhu cầu thay đổi và tạo động lực cho sự thay đổi. 

- Bước 9: Xử lý các trở ngại tâm lý và các trở ngại khác. 

• Kết thúc một giai đoạn với việc văn bản hóa các thành tựu

- Bước 10: Văn bản hóa, thể chế hóa, mô hình hóa, củng cố các sự thay đổi văn hóa. 

- Bước 11: Đánh giá văn hóa doanh nghiệp, thiết lập các chuẩn mực mới về văn hóa.

4. Tỉnh thức rà soát, củng cố, tái tạo văn hóa cho phù hợp với sứ mệnh mới và tầm nhìn mới.

Sở dĩ văn hóa quan trọng hơn nhiều so với chiến lược là vì văn hóa mang lại “giá trị” trong khi chiến lược chỉ mang lại “thành công”. Điều đó cũng có nghĩa là, nếu như chúng ta luôn tỉnh thức với yêu cầu phải thay đổi chiến lược khi cần thiết thì chúng ta càng phải tỉnh thức với nhu cầu thay đổi văn hóa khi cần thiết. 

Khi nào thì cần thay đổi chiến lược? - Khi có sự thay đổi lớn về các yếu tố vĩ mô, các yếu tố vi mô hay có sự thay đổi mục tiêu của công ty. Khi nào cần thay đổi văn hóa? – Khi có sự thay đổi lớn về sứ mệnh, chiến lược, phương cách hoạt động hay có sự thay đổi lớn của môi trường bên ngoài. Chúng ta cần tỉnh thức để kịp thời nhận ra những thời điểm cần thay đổi.

Tóm lại, Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng của thành công lâu dài cho một doanh nghiệp. Người ta có thể không nhận ra vai trò của nó khi công ty mới thành lập hay hoạt động với quy mô nhỏ. Nhưng một khi đã mở rộng, hoặc có quá nhiều nhân viên, thì việc nghiêm túc bắt tay vào xây dựng văn hóa doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Công việc này không phải tính bằng ngày hay tháng, mà phải tính bằng năm. Những nghiên cứu gần đây cho thấy có mối liên hệ rất rõ ràng giữa hiệu quả công việc của nhân viên với các khía cạnh văn hóa của công ty như Lòng tin, sự hợp tác, tính cởi mở, công khai v.v… Ngay đối với những bạn Start up thì tôi xin nhắc lại câu đã nói bên trên: “Người ta có thể bắt đầu bằng tay không về vốn, nhưng không thể bắt đầu bằng tay không về văn hóa”…